Zdalny pulpit – marzenie każdego handlowca

Przez 30 lat istnienia Amex Stationery przekształcił się z niewielkiej lokalnej firmy w jednego z liderów branży biurowo-szkolnej, nie tylko w Polsce, ale i innych krajach Europy Środkowo-Wschodniej. Amex Stationery ma w ofercie ok. 12 tys. produktów, a grono jej klientów to niemal 4 tys. przedsiębiorstw. Spółkę wyróżnia doskonała logistyka – towar jest dostarczany w dowolne miejsce w Polsce w mniej niż 48 godzin. Przewagę konkurencyjną firma zawdzięcza bardzo rozbudowanym narzędziom analitycznym. Dzięki nim Amex Stationery efektywnie zarządza nie tylko sprzedażą, ale i kosztami.

Spokój dzięki poczcie w chmurze

„W zalewie informacji i danych najważniejsza jest umiejętność dostrzegania związków i zależności pomiędzy nimi. Dlatego od lat jesteśmy fanami kostek OLAP. Używamy ich ok. czterdziestu, połowę stworzyliśmy sami, w odpowiedzi na potrzeby zgłaszane przez użytkowników. Dostęp wszystkich pracowników do najnowszej wersji programu Excel, pozwalający na sprawną pracę z rozbudowanymi tabelami przestawnymi był dla nas bardzo ważny” – mówi Marek Wojnar, Dyrektor Operacyjny Amex Stationery.

Jednym z priorytetów firmy było także „udrożnienie” poczty. Wcześniej skrzynki pracowników
szybko zapychały się, a klienci wysyłali sygnały, że maile od pracowników Amex Stationery nie
dochodzą do adresatów. „Poświęcaliśmy wiele czasu na pracochłonne drobiazgi, związane
właśnie z obsługą poczty, ochrony antywirusowej, aktualizacji oprogramowania. Zależało nam
na tym, by mieć więcej czasu na bardziej złożone, strategiczne dla firmy projekty” – tłumaczy
Sebastian Nowak, Administrator systemu i baz danych.

Office 365 w służbie klienta

Amex Stationery w połowie 2013 roku zdecydował się na Office 365. Sebastian Nowak,
odpowiadający za IT w Amex Stationery od 1997 roku, przez wszystkie te lata rozbudował
infrastrukturę w oparciu o rozwiązania firmy Microsoft, więc i tym razem wybór dostawcy
nowego rozwiązania był oczywisty.

„Początkowo myśleliśmy o dokupieniu nowego serwera do obsługi poczty, ale nasz partner IT zaproponował idealne na nasze ówczesne potrzeby rozwiązanie – Exchange online. Szybko zdecydowaliśmy się również na pełny Office 365 na serwerze zdalnego dostępu, chcąc umożliwić osobom pracującym spoza siedziby firmy na dostęp do nowych narzędzi pracy” – mówi Sebastian Nowak.

„Office 365 bardzo odciąża nasz trzyosobowy zespół IT z prostych, ale czasochłonnych czynności. Mamy więcej czasu na to, by skupić się na projektach i rozwiązaniach, które istotnie ułatwiają pracę innym działom.

Równolegle z wdrożeniem nowego oprogramowania Amex Stationery wyposażył zespół w
nowe telefony Windows Phone. 10 osób odpowiedzialnych za relacje z klientami ma
możliwość pracy na zasobach firmowego serwera plików i aplikacjach z dowolnego urządzenia
mobilnego za pośrednictwem zdalnego pulpitu.

„Nasi klienci i partnerzy biznesowi od lat cenią nas za jakość obsługi oraz sprawność operacyjną.
Dzięki Office 365 oraz telefonom Windows Phone możemy jeszcze lepiej i szybciej odpowiadać
na ich potrzeby” – mówi Marek Wojnar, Dyrektor Operacyjny.

Analiza szyta na miarę

Z perspektywy dwóch lat po wdrożeniu zespół Amex Stationery najbardziej docenia
niezawodność poczty oraz nowe, mobilne możliwości pracy: „Zaczynaliśmy w erze faksów,
doceniamy więc każde usprawnienie pracy handlowców. Zdalne pulpity są rewelacyjne.
Handlowcy mogą przed wejściem do klienta wykonać praktycznie dowolną analizę danych, by
zaproponować uszytą na miarę ofertę. Wcześniej, gdy chcieli sprawdzić dane dotyczące
zamówienia czy dostępności produktów, musieli dzwonić do firmy i angażować inne osoby.
Różnica w skuteczności ich pracy jest kolosalna” – podkreśla Marek Wojnar.

Spodziewane efekty przyniosło także ujednolicenie oprogramowania – dzięki najnowszej
wersji programu Excel wszystkie osoby pracujące na rozbudowanych tabelach widzą dokładnie
takie same dane oraz mają dostęp do jednakowych funkcji.

Amex Stationery przymierza się już do kolejnego kroku: wdrożenia platformy SharePoint.

„Jesteśmy już tak przyzwyczajeni i zadowoleni z możliwości nowych rozwiązań mobilnych – efektywnych, a przy tym bardzo intuicyjnych – że chcemy wejść w nową erę także w zakresie obiegu dokumentów, informacji wewnętrznych, pracy projektowej. Testujemy również możliwości kolejnego składnika Office 365 jakim jest Power BI. Będzie to użyteczne i efektywne rozszerzenie, tak dla nas ważnych, narzędzi analitycznych. Będziemy mieli do dyspozycji tak wiele rozwiązań i wszystko dzięki jednej usłudze Office 365” – podkreśla Sebastian Nowak.

Nasze rozwiązania w praktyce