Jak zaoszczędzić 85 minut dziennie w małej firmie?

Każdy właściciel małej firmy oddałby wiele za jedną godzinę wolnego czasu dziennie. 60 minut oszczędności przekłada się na 3 dni robocze w ciągu miesiąca. Dla małej firmy to nieoceniona korzyść, która nie tylko pozwala odsapnąć, ale daje szansę na generowanie nowych przychodów i podniesienie jakości obsługi klientów. 

Pół godziny w korku podczas dojazdu do klienta, 45 minutowe spotkanie w biurze z handlowcem, 15 minut na poszukiwanie zagubionych faktur w dziale księgowości, kolejne 45 minut na realizację reklamacji od najważniejszego klienta. 2 godziny na tworzenie oferty, która musi „natychmiast” wpłynąć na skrzynkę e-mailową firmy, o którą walczyliście od pół roku. Kalendarz właściciela małej firmy jest przeważnie wypełniony po brzegi. Co ciekawe, każde z wymienionych zadań możemy zrealizować dosłownie w ciągu chwili zyskując dziennie… 85 minut wolnego. Przeprowadźmy prostą analizę.

+ 15 minut: videokonferencja z klientem na Skype dla firm 

Nie ma jak uścisk dłoni potwierdzający podpisanie umowy. Każdy przedsiębiorca z małej firmy wie, że dobre relacje z klientem buduje się na kontakcie bezpośrednim. Z drugiej strony zdaje on sobie sprawę, że dla podtrzymania kontaktów niezbędny jest bliski kontakt. Obsługując klienta na drugim końcu Polski, trudno organizować częste spotkania bezpośrednie, zwłaszcza, że koszty przejazdów są wysokie. W tej sytuacji z pomocą przychodzą nam konferencje internetowe oraz połączenia głosowe i wideo w jakości HD. Dają one nie tylko możliwość szybkiego omówienia z klientem szczegółów współpracy, ale również podtrzymania relacji w przyjaznym środowisku komunikacji Skype dla firm.

W przypadku firmy rekrutacyjnej FIT Specialist Recruitment komunikacja wideo skraca czas wyszukania i selekcji kandydatów. Pracownicy muszą nie tylko szybko znaleźć kandydatów, ale sprawnie się z nimi umówić. Często jest tak, że kandydaci nie mogą dotrzeć do biura ze względu na miejsce zamieszkania, czy wykonywania swoich obowiązków. „Wówczas niezbędny okazuje się Skype, który skraca dystans nie tylko fizycznie, ale również umożliwia dobre poznanie kandydata, jego reakcji, zachowań, podobnie jak podczas klasycznego spotkania” – podkreśla Małgorzata Tylec-Gusakov, właścicielka FIT Specialist Recruitment.

+ 20 minut: wyszukiwanie dokumentów na SharePoint 

Właśnie wróciłeś do domu po ciężkim dniu pracy. Nagły telefon od klienta, który błyskawicznie potrzebuje fakturę, ponieważ prezes jutro wyjeżdża i nie będzie mógł jej podpisać. To scenariusz, który przydarzył się każdemu małemu przedsiębiorcy. Wracasz do biura? Wysyłasz taksówkę po księgową? W żadnym wypadku. Wystarczy z telefonu komórkowego pobrać dokument umieszczony na witrynie SharePoint, gdzie masz skatalogowane pliki księgowe. Błyskawiczne podłączenie do poczty Outlook i w ciągu kilku minut faktura ląduje na skrzynce klienta. Dzięki usługom w chmurze możesz uzyskać dostęp do witryn i treści z dowolnego miejsca, mając Intranet – czyli wewnętrzną sieć firmową w swojej kieszeni. Dodatkowo istnieje możliwość zarządzania treściami i ich redakcji wspólnie z całym zespołem.

+ 30 minut: wspólne tworzenie oferty z pracownikami 

Praca nad ofertą to nie tylko wysiłek właściciela, ale całego zespołu, który jest zaangażowany w proces jej powstawania. Usługi Office 365 umożliwiają pracę na jednym dokumencie osobom, które znajdują się w różnej lokalizacji. Mogą oni wprowadzać swoje uwagi, korygować treści, zadawać pytania bez konieczności organizacji specjalnych spotkań i ściągania pracowników do biura. Dodatkowo, pracownicy mogą zarządzać wersjami dokumentu przy pomocy wbudowanych kanałów informacyjnych i historii wersji. Co więcej, podczas podróży mogą odbierać powiadomienia z komentarzami i propozycjami zmian. Wszystko to jest gromadzone w dostępnej dla pracowników i zabezpieczonej przed dostępem z zewnątrz przestrzeni dyskowej OneDrive.

Jak komentuje Marcin Drutel z 3D Plan, właściciel firmy wykonującej pomiary przestrzenne, „Technologia pozwala oszczędzić czas, który pracownicy mogą przeznaczyć na analizę nowych klientów czy zmian prawnych, które często przeradzają się w nowe zlecenia. Po wprowadzeniu urządzeń przenośnych i usług Office 365, pracownicy nie wyobrażają sobie powrotu do starych rozwiązań. Zyskaliśmy 20-30% więcej czasu na nowe projekty i pracę koncepcyjną. Każde pół godziny na myślenie to dla mnie nowe projekty w perspektywie kolejnych miesięcy”.

+ 20 minut: sprawna komunikacja, dzięki poczcie elektronicznej i usługom w chmurze 

Stracony czas na nieefektywną komunikację z pracownikami i klientami to kolejny obszar, gdzie można szukać oszczędności. Pracownicy ZEMO, firmy zajmującej się remontami jednostek pływających, korzystają z aplikacji i usług dostępnych w ramach Office 365 na urządzeniach przenośnych. Mogą oni na bieżąco sprawdzić jaka jest dostępność części niezbędnej do wykonania naprawy. Przestoje w pracy wynikające z nieporozumień czy błędnego zakupu zostały właściwie całkowicie wyeliminowane.

„W naszej firmie powiedzenie czas to pieniądz traktujemy dosłownie. Każdy dzień postoju jednostki w porcie wiąże się z ogromnymi kosztami” – mówi Łukasz Nowak z firmy ZEMO, która zajmuje się remontami jednostek pływających. „W przeszłości wielokrotnie opóźnienia wynikały z braku płynnego przepływu informacji. Teraz możemy szybciej realizować poszczególne naprawy, dzięki czemu przyjmujemy więcej zamówień. Udało nam się skrócić czas potrzebny na realizację zlecenia o 70%”. Prosta analiza konkretnych przypadków pozwoliła nam zaoszczędzić 85 minut w skali jednego dnia!

Nasze rozwiązania w praktyce