Jak usprawnić obsługę klienta?

Klienci mają coraz większe wymagania, przyzwyczajeni są do szybkiej i sprawnej obsługi. Jakiekolwiek opóźnienie w dostawie, komunikacji czy uwzględnieniu reklamacji oznacza realne straty. Niezadowolony klient nie tylko zdecyduje się na inną ofertę, ale w dobie portali społecznościowych, swoimi negatywnymi opiniami jest w stanie zniechęcić potencjalnych zainteresowanych.

Nasz klient, nasz sukces

Małe i średnie firmy stoją przed szeregiem wyzwań, począwszy od uwarunkowań prawnych po zmagania z konkurencją. Aby sprostać potrzebom nabywców, przedsiębiorstwa nie tylko powinny oferować wyjątkowe produkty, po konkurencyjnych cenach, ale przede wszystkim wyróżniać się sposobem obsługi. Powiedzenie „klient, nasz Pan” nigdy nie było tak aktualne jak dzisiaj. Zadowolony konsument staje się coraz częściej ambasadorem marki, przyciagając kolejnych zainteresowanych. Jednym z rozwiązań może być inwestycja w nowe technologie. Obecnie także mniejsze przedsiębiorstwa mogą sobie pozwolić na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań informatycznych.

Wykorzystanie najnowszych technologii przestaje być domeną międzynarodowych korporacji czy dużych firm. Warto dodać, że wiele narzędzi usprawniających pracę jest stworzonych z myślą o małych czy nawet mikro- firmach. Dedykowane programy pozwalają na sprawniejsze zarządzanie przedsiębiorstwem, oszczędzają czas przy produkcji i co równie ważne usprawniają kontakt z klientem.

Dobrym przykładem pakietu mobilnych rozwiązań dostępnych dla firm, bez względu na ich wielkość, jest Office 365. Pracownicy, którzy korzystają z pełnego pakietu, mogą używać aplikacji aż na pięciu dowolnych urządzeniach w dowolnym miejscu także poza biurem. Pakiet Office 365 jest nie tylko narzędziem do pracy biurowej, ale umożliwia komunikację online wewnątrz firmy czy poza nią, z kontrahentami lub klientami. Platforma Skype dla Firm pozwala na organizację wielostronnych audio i wideo konferencji, udostępnianie plików i pulpitu, a także prowadzenie rozmów telefonicznych.

Kontakt z klientem na wagę chmury 

Przedsiębiorstwa do kontaktu z klientem korzystają zazwyczaj z telefonu czy e-maila. W tym drugim przypadku, największym wyzwaniem jest sprawna i szybka synchronizacja folderów. Dodatkowo, zdarza się, że podczas zmiany komputera archiwizacja skrzynki i jej migracja zajmuje zbyt wiele czasu. Innymi słowy, oznacza to opóźnienie w obsłudze klienta czy możliwość utraty ważnych informacji. Optymalnym rozwiązaniem może być właśnie Office 365, który łączy wszystkie najpopularniejsze narzędzia Microsoft z potencjałem chmury. Możliwość korzystania ze wspólnej licencji i oprogramowania pozwala na ujednolicenie firmowej poczty, sprawniejszą komunikację wewnętrzną, a tym samym lepszy kontakt z klientem.

Przykładem przedsiębiorstwa, w którym szybka i efektywna komunikacja z klientem jest na wagę złota jest firma rekruterska „FIT Specialist Recruitment”. Specyfika rynku rekrutacji polega na tym, że klienci bardzo często zlecają poszukiwania pracowników kilku firmom rekrutacyjnym jednocześnie.

„Kto pierwszy wygra rywalizację, czyli pozyska odpowiedniego kandydata, ten wygrywa” – mówi Małgorzata Tylec-Gusakov. „Z konkurencją wygrywamy właśnie szybkością wykonania zadania, dostarczając przy tym wysokiej jakości kandydatów i całą usługę. Technologia daje szansę połączenia szybkości z najwyższą jakością”.

Firma działa według metody Direct Search – bezpośrednich poszukiwań kandydatów. Konsultanci firmy muszą dotrzeć do osób, które aktywnie nie szukają pracy, ale bardzo często są najlepszymi kandydatami na potencjalne stanowisko. Pracownicy muszą nie tylko szybko znaleźć kandydatów, ale sprawnie się z nimi umówić.

Często jest tak, że kandydaci nie mogą dotrzeć do biura ze względu na miejsce zamieszkania, czy wykonywania swoich obowiązków. „Wówczas niezbędny okazuje się Skype, który skraca dystans nie tylko fizycznie, ale również umożliwia dobre poznanie kandydata, jego reakcji, zachowań, podobnie jak podczas klasycznego spotkania” – podkreśla Małgorzata Tylec-Gusakov.

Nasze rozwiązania w praktyce