Profesjonalna obsługa klienta nawet w kapciach

Obsługa klientów, komunikacja z pracownikami czy kontakt z kontrahentami coraz częściej odbywa się przy wykorzystaniu e-maila. Zapełniona skrzynka poczty elektronicznej jest przekleństwem każdej firmy. Zbyt długa archiwizacja i migracja skrzynki oznacza dla firmy realne straty finansowe i wizerunkowe. Klient niezadowolony z powolnej obsługi zainteresuje się ofertą konkurencji, dodatkowo zniechęcając potencjalnych konsumentów, zwłaszcza w dobie mediów społecznościowych. 

Każda firma bez względu na swój rozmiar, prowadzoną działalność, czy strukturę organizacyjną, szuka sposobów na zminimalizowanie kosztów. Jednym ze sposobów, aby znaleźć dodatkowe środki jest usprawnienie komunikacji, zarówno wewnątrz firmy, jak i z kontrahentami czy klientami.

Poczta elektroniczna daje pewność 

Rozwiązaniem, które zapewnia sprawną komunikację wewnętrzną i zewnętrzną jest pakiet usług Office 365 dla firm. Ponadto, co równie ważne, umożliwia ujednolicenie poczty e-mail oraz skuteczną i wygodną synchronizację folderów. W takim wypadku nie trzeba korzystać z różnorodnego oprogramowania. Firma Pol-Hun, zajmująca się produkcją chemii gospodarczej, miała stały problem z komunikacją. Z powodu zawodnej poczty, klienci nie mogli skontaktować się z przedsiębiorstwem.

Jak przyznaje dyrektor IT w przedsiębiorstwie Pol-Hun, Dariusz Wójcik: „Poczta w chmurze to… mniej siwych włosów. Wolimy nie pamiętać o czasach, gdy denerwowaliśmy się czy wysyłane przez nas maile docierają do odbiorców”.  Poczta email klasy biznesowej daje wyjątkowe możliwości, począwszy od kształtowania wizerunku firmy po archiwizację dokumentów z zachowaniem zgodności prawnej. Korzystając z poczty Outlook możesz używać własnej nazwy z domeny z kontem email.

Ponadto, z łatwością tworzysz plany, sprawdzając dostępność pracowników dzięki udostępnionym kalendarzom. Dużą wygodę daje również udostępnianie plików w usłudze OneDrive dla firm jako załączniki w chmurze.

Co poradzić z zapchaną skrzynką?

Firma GISS działa w szeroko pojętej branży związanej z bezpieczeństwem. W tak wąskim i specjalistycznym segmencie liczą się nie tylko doświadczenie czy cena, ale przede wszystkim jakość oferowanych usług, także w kontekście obsługi klienta. Jednym z większych wyzwań, jakim firma GISS musiała stawić czoła, była wiecznie zapchana skrzynka pocztowa.

Przedsiębiorstwo szukało także sposobu usprawnienia pracy z dużymi dokumentami. Problemem była nie tylko ich objętość, „zapychająca” tradycyjną skrzynkę mailową. Pracownicy często działają poza biurem, mają wyjazdy służbowe. Potrzebują więc dostępu do plików z dowolnego komputera i miejsca. 1 TB przestrzeni dyskowej na użytkownika zapewnia wystarczającą ilość miejsca na wszystkie pliki.

Ponadto przechowywanie plików online umożliwia udostępnianie ich osobom z firmy i spoza niej, niezależnie od tego, gdzie i na jakim urządzeniu się pracuje. „Zważywszy na fakt, że mamy klientów z całego świata, głównie Stanów Zjednoczonych i Kanady, kluczową rolę w budowaniu relacji odgrywa efektywna komunikacja, w tym kontakt mailowy z dowolnego miejsca o dowolnej porze” – podkreśla Łukasz Staniak, właściciel GISS Sp. z. o.o.

Małe i średnie przedsiębiorstwa nie mają często dodatkowych środków, które mogłyby przeznaczyć na rozwój kompleksowej infrastruktury teleinformatycznej. Małe firmy nie mogą pozwolić sobie na stałe zatrudnienie informatyka. W takim wypadku optymalnym rozwiązaniem jest wdrożenie narzędzi Office 365. Odpowiedzialność za poprawne działanie usługi leży po stronie Microsoft, a nie przedsiębiorstwa.

Chcesz poznać wszystkie funkcjonalności poczty w chmurze? Zapraszamy na nasze strony i kanał YouTube „Microsoft dla Biznesu”.

Nasze rozwiązania w praktyce