W poszukiwaniu talentów, czasu i wyższej skuteczności

„Dopasowanie i sprawność to słowa nie tylko nawiązujące do naszej nazwy, ale również wartości, które wprowadzamy w życie każdego dnia” – mówi Małgorzata Tylec-Gusakov, właścicielka FIT Specialist Recruitment, wyjaśniając źródła nazwy swojej firmy. „Stworzyliśmy firmę po to, by pomagać w doborze doskonałych osób do pracy. Musimy błyskawicznie poznać i zrozumieć każdą organizację, by dopasować do niej najlepszych pracowników. Bez właściwych ludzi i technologii byłoby to niemożliwe”.  FIT Specialist Recruitment to prężnie działająca i rozwijająca się firma headhunterska, która zatrudnia obecnie kilkunastu młodych i gotowych do wielkich wyzwań konsultantów.

Przez 5 lat działalności firma wypracowała silną pozycję w pozyskiwaniu kandydatów na specjalistyczne stanowiska z obszaru doradztwa prawnego i podatkowego, finansów oraz IT i nowych technologii.  Czas i szybka reakcja na zapytania klientów jest jednym z czynników budowania przewagi na zatłoczonym rynku usług rekrutacyjnych. Drugim elementem jest bezpieczeństwo i poufność informacji, które w przypadku usług rekrutacji pracowników na najwyższe stanowiska kierownicze mają szczególne znaczenie.  Biorąc pod uwagę zapewnienie mobilnego i dynamicznego środowiska pracy, przyspieszenie procesów obsługi klientów oraz pełnej ochrony informacji, FIT Recruitment zdecydował się na wprowadzenie technologii chmurowych Microsoft i wykorzystanie narzędzi mobilnych w realizacji codziennych zadań.

Praca na „szóstym” biegu 

Specyfika rynku rekrutacji polega na tym, że klienci bardzo często zlecają poszukiwania pracowników kilku firmom rekrutacyjnym jednocześnie. „Kto pierwszy wygra rywalizację, czyli pozyska odpowiedniego kandydata, ten wygrywa” – mówi Małgorzata Tylec-Gusakov. „Z konkurencją wygrywamy właśnie szybkością wykonania zadania, dostarczając przy tym wysokiej jakości kandydatów i całą usługę. Technologia daje szansę połączenia szybkości z najwyższą jakością”.

Firma działa według metody Direct Search – bezpośrednich poszukiwań kandydatów. Konsultanci firmy muszą dotrzeć do osób, które aktywnie nie szukają pracy, ale bardzo często to właśnie oni są najlepszymi kandydatami na potencjalne stanowisko. Telefon i usługi w chmurze zapewniające dostęp do kluczowych informacji, stanowią w związku z tym podstawowy pakiet narzędzi codziennej pracy.

„W tej pracy błyskawiczne pozyskanie właściwych informacji jest czymś niezbędnym – podkreśla Małgorzata Tylec-Gusakov. „Potrzebujemy dostępu do danych w niestandardowym czasie, poza tradycyjnymi godzinami pracy, w różnych miejscach. Naszym celem jest dopasowanie do potrzeb firm i kandydatów – szukamy narzędzi, które nam to umożliwią”. Jednym z warunków najwyższego poziomu obsługi klientów jest szybka informacja zwrotna dla klientów, którzy oczekują natychmiastowego dostarczenia np. CV, czy raportu tuż po spotkaniu. Praca konsultantów firmy jest bardzo mobilna, co powoduje, że często umawiają się oni na spotkania w różnych miejscach. W trakcie jego trwania mają możliwość pobrania potrzebnego dokumentu wprost z chmury w dowolnym momencie przez telefon, tablet, czy laptop. Mają możliwość redakcji dokumentu na miejscu i uzyskania uwag kolegów działających w biurze oraz szybkiego przesłania klientowi gotowego dokumentu bez starty czasu na dojazdy, przeszukiwanie informacji w różnych miejscach. „Nasi kandydaci to profesjonaliści, których czas szanujemy. Często spotykamy się z nimi poza biurem. Chmura pozwala przyspieszyć obieg informacji, zarówno w naszej firmie, jak i w kontakcie z klientem” – przekonuje Małgorzata Tylec-Gusakov. „Szczególnie pomocna okazała się możliwość natychmiastowego udostepnienia wszystkim pracownikom wyników spotkania z kandydatem lub klientem po chwili od jego zakończenia”.

Dzięki chmurze i Office 365 informacje są dostępne na wspólnym dysku, do którego mają dostęp odpowiednie osoby pracujące przy projekcie. Dzięki możliwości wspólnej pracy na jednym dokumencie, gotowy raport dla klienta powstaje o wiele szybciej, niż w sytuacji gdyby każdy działał oddzielnie. „Co więcej, dzięki możliwości weryfikacji wielu osób, poprawia się również jakość analizy. Mamy pewność, że nikt nie został pominięty w całym procesie” – dodaje Małgorzata Tylec-Gusakov.

Jeden zespół, jedna platforma 

Obok umiejętności wyszukania i selekcji kandydatów bardzo istotne w codziennej pracy konsultanta jest również sprawne przeprowadzenie całego procesu rekrutacji. Pracownicy muszą nie tylko szybko znaleźć kandydatów, ale sprawnie się z nimi umówić. Często jest tak, że kandydaci nie mogą dotrzeć do biura ze względu na miejsce zamieszkania, czy wykonywania swoich obowiązków.

„Wówczas niezbędny okazuje się Skype, który skraca dystans nie tylko fizycznie, ale również umożliwia dobre poznanie kandydata, jego reakcji, zachowań, podobnie jak podczas klasycznego spotkania. Wprowadzenie jednej zintegrowanej platformy chmurowej zapewniło lepszą czytelność danych, większą przejrzystość pracy konsultantów i lepsze narzędzia do zarządzania projektem. W rezultacie daje to możliwość weryfikacji pracy zespołu i dokonywania ciągłych usprawnień w procesie. Konsultanci FIT są zobowiązani do wpisywania bieżących informacji o statusie projektu. Zintegrowane kalendarze pokazują, kiedy odbywają się kolejne spotkania i rozmowy, jacy konsultanci są zaangażowani w projekt i jaki jest moment dostarczenia stosownych informacji. „Technologia pozwala zorganizować dzień pracy całkowicie poza biurem” – dodaje Małgorzata Tylec-Gusakov. „Odwiedzając klienta w innym mieście, podczas jazdy pociągiem weryfikuję raport, sprawdzam stan realizacji innych projektów i skalę zaangażowania pracowników w projekty. Na bieżąco odpowiadam na zapytania na poczcie elektronicznej. Klient uzyskuje błyskawicznie informacje, a ja mam pewność, gdzie znajdują się konsultanci i jakie zdania wykonują. Mam czas dla klienta, pracowników i siebie”.

Bezpieczeństwo informacji to bezpieczeństwo biznesu 

Z punktu widzenia firmy rekrutacyjnej kluczowym wymogiem wobec technologii jest bezpieczeństwo i zachowanie całkowitej zgodności z wytycznymi GIODO. Firma, jako właściciel danych, musi mieć pewność, że technologie chmurowe są w pełni bezpieczne i dają odpowiednią ochronę i właściwy poziom zgodności z regulacjami. „Dane osobowe są szalenie ważne. Przetwarzamy dane sensytywne, informacje o motywacjach, wrażliwe i poufne dane o zarobkach. Musimy mieć prawnie zabezpieczone procesy” – mówi właścicielka firmy. Firma przechowuje w swoich bazach bardzo wrażliwe dane, które wymagają szczególnego poziomu ochrony.

Jak podkreślają pracownicy firmy, kluczowe jest by technologie chmurowe spełniały wszelkie normy ochrony danych osobowych oraz zachowania prywatności. Z jednej strony technologia musi zapewniać szybkość i precyzję w odnajdywaniu danych zgromadzonych w zaawansowanych bazach złożonych z kilkudziesięciu rekordów, z drugiej musi zapewniać najwyższy poziom bezpieczeństwa. W naszym biznesie to podstawa. „Technologie chmurowe, które wprowadziliśmy, dają gwarancję, że nasze dane są chronione na wyższym poziomie. Co więcej, bardzo często dostajemy od klientów narzędzia weryfikacji kandydatów, testy umiejętności, czy analizy, które są wymagane w ich organizacji. Dzięki technologii rozwiązania te współpracują ze sobą. Działamy wówczas bliżej klientów i w zgodzie z ich wytycznymi”.

Cyfrowa transformacja zależy od ludzi 

„W biznesie kieruję się zasadą małych kroków – nieśpiesznych, ale bardzo przemyślanych. Podobnie jest z wprowadzaniem technologii. Najpierw powiązaliśmy wprowadzenie rozwiązań z naszymi celami biznesowymi, a potem zaangażowaliśmy w to zespół. Dopiero wówczas zdecydowaliśmy się na realizację projektu”. Zespół FIT to przede wszystkim osoby młode i właśnie one okazały się liderami zmian. Jak podkreśla właścicielka firmy, technologia jest dla młodszego pokolenia czymś naturalnym. Daje im nie tylko narzędzia, ale również motywacje do działania. To sami pracownicy wywołali naturalną chęć do poprawy środowiska pracy. Właśnie z tej pasji skorzystała cała firma. Specyfika firm rekrutacyjnych polega na tym, że pracownicy często prowadzą rozmowy z kandydatami poza tradycyjnymi godzinami pracy, czyli po 17.00. Powoduje to, że wtedy muszą mieć oni dostęp do odpowiednich informacji i narzędzi komunikacji poza biurem. Okazało się, że spójne środowisko pracy mobilnej z domu zostało bardzo pozytywnie odebrane przez pracowników, którzy nie musieli zostawać w biurze do późnych godzin.

„Z pewnością, technologia wspiera możliwość wyniesienia firmy na wyższy poziom rozwoju. A jeśli rozwiązania wspierają rozwój biznesu, to nie należy na nich oszczędzać, ponieważ zwrot z tej inwestycji jest dostrzegalny praktycznie od ręki. Mowa tu nie tylko o niższych kosztach komunikacji, dostępu do informacji, ale oszczędności czasu, wyższym poziomie bezpieczeństwa danych i satysfakcji pracy zespołu. To wartości, których nie zmierzymy, ale z pewnością wpływają na wyniki całej firmy”.

Korzyści cyfrowej transformacji w FIT Specialist Recruitment: 

  • Wyższa jakość komunikacji
  • Szybkość realizacji codziennych zadań
  • Dostęp do danych z dowolnego miejsca i urządzenia, w dowolnym momencie
  • Zwiększenie bezpieczeństwa i poufności danych
  • Lepszy wizerunek organizacji w oczach klientów i pracowników
  • Lepsza organizacja danych
  • Lepsze zarządzanie procesami obsługi klienta
  • Bardziej dokładna kontrola i weryfikacja pracy zespołu
  • Poprawa motywacji i satysfakcji pracowników
  • Możliwość szkolenia pracowników
  • Lepsza współpraca w ramach zespołu: jednoczesna praca na jednym dokumencie, współdzielenie kalendarzy, informacja o tym, kto dał poprawki
  • Wsparcie sprzedaży… zapewnia lepszy wizerunek

Nasze rozwiązania w praktyce