Perfekcyjnie skomunikowani

„W budowaniu relacji – a na tym znamy się najlepiej – efektywna komunikacja jest kluczem do sukcesu. Office 365 wyniósł nas pod tym względem na zupełnie nowy poziom” – twierdzi Łukasz Pawelczak, prezes zarządu UTE Group.

Myśl jak klient

Powstała w 2007 roku UTE Group wspiera swoich klientów w pogłębianiu ich relacji z ważnymi dla nich grupami – klientami, sprzedawcami czy partnerami. Cel ten osiągany jest na trzy sposoby: organizację nietuzinkowych wyjazdów motywacyjnych (incentives), organizację wydarzeń – konferencji, szkoleń – w wyjątkowej oprawie (events) oraz digital, czyli wsparcie sprzedaży i komunikacji wewnętrznej poprzez rozwiązania on-line, takie jak konkursy motywacyjne, gry szkoleniowe on-line, aplikacje dla sprzedawców.

„Trzy nasze specjalizacje wzajemnie się przenikają. Chcąc zapewnić odbiorcom niesamowite doznania, staramy się wejść w buty naszych klientów by myśleć tak, jak oni” – tak podejście UTE Group do klientów definiuje Łukasz Pawelczak, prezes zarządu UTE Group.

Mająca biura w Poznaniu i Warszawie UTE Group zatrudnia na stałe 16 osób. Organizacja imprez i wydarzeń to wiele miesięcy pracy nad każdym detalem, angażującym nie tylko zespół UTE Group, ale i wielu, rozsianych po całym świecie, współpracowników podwykonawców.

Sprawna praca, dzięki Office 365

„Efektywna praca nad projektami to dla nas konieczność. Jeśli organizujemy dla klientów wyjazd na drugi koniec świata, musimy mieć pewność, że korzystamy z usług najlepszych lokalnych podwykonawców. Na tę pewność składa się z jednej strony perfekcyjna komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, z drugiej – łatwy dostęp do firmowej wiedzy na temat wcześniej realizowanych wydarzeń. Byliśmy świadomi ograniczeń wcześniej stosowanych rozwiązań IT, dlatego tak dużą wagę przyłożyliśmy do wyboru nowego środowiska pracy” – tłumaczy Marek Gabryelczyk, członek zarządu UTE.

Od początku istnienia UTE Group zleca zarządzanie obszarem IT zewnętrznemu partnerowi. W 2013 roku zarząd firmy uznał, że dotychczasowe rozwiązania – zamknięta sieć wewnętrzna, z dostępem przez VPN o ograniczonej przepustowości – zaczęły stanowić zbyt poważną przeszkodę w realizacji projektów.

„IT spina u nas wszystko i wszystkich. Jesteśmy w ciągłym ruchu, więc potrzebowaliśmy rozwiązania, w którym nasza mobilność będzie zaletą, a nie ograniczeniem” – mówi Łukasz Pawelczak.

„Przygotowanie do wdrożenia Office 365 stanowiło dla nas bardzo cenny „rachunek sumienia” – diagnozując nasze potrzeby w zakresie IT, uzmysłowiliśmy sobie jednocześnie, gdzie mamy wąskie gardła i jak możemy jeszcze lepiej wykorzystywać nasz potencjał” – mówi Marek Gabryelczyk, członek zarządu UTE Group.

Zarząd UTE Group brał pod uwagę stworzenie oprogramowania pod potrzeby firmy lub skorzystanie ze specjalistycznego oprogramowania dla firm z branży incentive, ale za priorytet uznano jednak uniwersalność, kompatybilność oraz wsparcie techniczne. Szefowie UTE nie mają specjalistycznej wiedzy IT, dlatego, jak sami przyznają, wielomiesięczne przygotowanie do wdrożenia oznaczało dla nich zderzenie z zupełnie innym światem.

„Dzięki doświadczeniu naszego partnera, który trafnie odczytał nasze potrzeby, przeszliśmy przez ten proces płynnie i bezboleśnie, wiele dowiadując się przy tym o naszej firmie, jej potencjale i zbędnych ograniczeniach” – zauważa Marek Gabryelczyk.

„Szukaliśmy rozwiązania na lata, które pozwoli nam skupić się na tym, co jest naszą domeną, czyli budowie relacji. Dziś, po dwóch latach pracy w środowisku Office 365, możemy potwierdzić, że nowy świat ma wszystko to, czego potrzebujemy do dynamicznego, ale bezpiecznego rozwoju” – mówi Łukasz Pawelczak. „Jak podkreśla, wraz ze wzrostem skali biznesu właśnie efektywność pracy przy projektach oraz bezpieczeństwo – rozumiane także jako ciągłość procesów – odgrywają fundamentalną rolę”.

Dzięki dostępnemu on-line SharePoint zespół UTE Group ma pewność, ze w przypadku wydarzeń losowych, np. choroby, inna osoba może płynnie przejąć zadania. Ułatwioną adaptację mają też nowi pracownicy.

„Szczególnie cenna jest dla nas możliwość wygodnego wyszukiwania informacji o wcześniej realizowanych projektach. Kiedyś informacje na temat np. poddostawców były dostępne jedynie w wewnętrznej sieci informatycznej, dziś są częścią wspólnej firmowej wiedzy, dostępnej z każdego miejsca” – podkreśla Marek Gabryelczyk.

Nasze rozwiązania w praktyce