NIP, Regon… Office, czyli jak pomysł przekształcić we własną firmę

Każda firma ma swój początek w głowach jej właścicieli. Zaczyna się od kiełkującego pomysłu, który omawiamy z rodziną, przyjaciółmi, czy partnerami zaproszonymi do spółki. Pierwsza koncepcja spisana w Wordzie i przesłana pocztą elektroniczną do wspólnika. Pierwsza analiza kosztów i spodziewanych przychodów przygotowana w Excelu. Pierwsza prezentacja dla klienta stworzona w PowerPoint. To scenariusz praktycznie każdej małej działalności gospodarczej. Zanim ruszymy do urzędu po przysłowiowy „NIP i Regon”, musimy sięgnąć po narzędzia, które sprawią, że początkowy pomysł przybierze realne kształty w postaci opisu jej działalności, wyceny finansowej i oferty dla klienta. 

Według danych z ostatniego rejestru REGON w 2013 r. zarejestrowano 488 tys. nowych przedsiębiorstw. Liczba firm powstałych w 2013 r. była o blisko 5% wyższa niż w 2010 roku1. Wyraźnie widać, że Polacy poczuli ducha przedsiębiorczości i postanowili wziąć sprawy w swoje ręce. Pomysłów na biznes jest zapewne o wiele więcej, ale często początkowy entuzjazm przeradza się w narzekanie na wysokie podatki i urzędowe formalności. Jak pokazują przykłady innych firm, technologie mogą pomóc w pierwszym świadomym kroku do własnego biznesu.

Technologie w małej firmie 

„W Excelu tworzymy bazę klientów i grafik zajęć. W PowerPoint przygotowujemy prezentacje dla rodziców i dzieci. W edytorze tekstów zbieramy plany zajęć, karty pracy i raporty. Dzięki aplikacji OfficeLens w banalnie prosty sposób skanujemy dokumenty telefonem. To wszystko wrzucamy w chmurę OneDrive dla firm i współdzielimy, tak by każda z nas miała do nich dostęp zawsze i wszędzie” – mówi Beata Ciszkowska, współwłaścicielka klubu malucha i szkoły językowej Pan Hipcio.

Firma powstała 11 lat temu w momencie, gdy obie właścicielki wychowywały swoje dzieci. Wówczas poszukiwały miejsca, gdzie dwulatki mogłyby twórczo spędzić czas w gronie rówieśników i pod opieką zaufanych osób. „Początkowo same zastanawiałyśmy się, co zrobić z dziećmi w ciągu dnia, a nie chciałyśmy posyłać ich do tradycyjnego żłobka. Inspiracją do stworzenia klubu malucha była obserwacja istniejącej oferty, która po prostu nie spełniała naszych oczekiwań. Pomyślałyśmy, że takich rodziców może być więcej – mówi Dorota Łoboda, druga z założycielek klubu.

Technologia towarzyszy firmie od początku jej działalności, kiedy powstała pierwsza strona internetowa prezentująca informacje o klubie, usługach i programie. Dla zapewnienia lepszej interakcji z rodzicami powstał kanał na Facebooku, który służy nie tylko do codziennej prezentacji aktywności, ale również komunikacji z klientami. W kolejnym kroku firma wprowadziła urządzenia mobilne – tablety 2w1 i smartfony oraz usługi w chmurze Office 365, z których korzysta kilkuosobowy zespół Pan Hipcio.

Jak rozpocząć działalność gospodarczą? 

Stawiając pierwsze kroki we własnej firmie, najpierw patrzymy na wydatki, które zawsze wydają się za duże. Nie mamy również pewności, czy w sytuacji niepowodzenia nie zostaniemy z bagażem niewykorzystanych zapasów produktów, kupionych komputerów i licencji oprogramowania do prowadzenia firmy. Coraz popularniejszy model wynajmu aplikacji pozwala nam zaoszczędzić pieniądze właśnie na krytycznym, wczesnym etapie działalności. Kupując miesięczną subskrypcję Office 365 mamy dostęp do całego zestawu aplikacji przydatnych młodej firmie. Abonament obejmuje m.in. : Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, czy Power BI.

Z usług Office 365 można korzystać na różnych urządzeniach, takich jak komputery PC i Mac, tablety i telefony z systemem Android, tablety iPad oraz telefony iPhone. Ponadto wraz z Office 365 uzyskujemy inne możliwości, takie jak przestrzeń dyskowa online w usłudze OneDrive dla firm i minuty na rozmowy przez Skype dla Firm.

Tomek Borowski, który wspólnie z kolegą Danielem Kwiatkowskim stworzył popularny Food Truck „Furoszron” oferujący specjalne desery na bazie startego lodu, wspomina pierwsze dni swojej działalności.

„Furoszron to pomysł, który rozwijamy poza codziennymi obowiązkami zawodowymi. Każdy z nas pracuje w innym miejscu. Nie mamy biura, ani czasu na spotkania. Dlatego dostęp do aplikacji w chmurze z telefonu lub tabletu był nieoceniony. W Excelu gromadzimy kosztorysy, zamówienia na produkty i wystawiamy faktury, w PowerPoint robimy oferty eventów dla firm, a skrzynkę e-mail traktujemy jako punkt wymiany informacji i zbierania zamówień. To wszystko gromadzimy w chmurze OneDrive dla firm i każdy z nas ma do tego dostęp zawsze i wszędzie. Nawet w trakcie eventów na drugim końcu Polski” – komentuje Tomek Borowski.


1 Raport o stanie małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce. PARP 2015:

Nasze rozwiązania w praktyce