Biuro zawsze pod ręką

Praca zdalna staje się w biznesie coraz powszechniejszym zjawiskiem. Także rodzimi przedsiębiorcy odkrywają korzyści z nowego modelu pracy zza biurka. Według badań, 64% pracowników polskich przedsiębiorstw z sektora MŚP rozwiązania mobilne pomagają oszczędzać czas i wspierają  sprawne wykonywanie zadań  Jakie rozwiązania pozwalają z sukcesem łączyć obowiązki zawodowe z prywatnymi? 

Kluczowe dla firmy są nie tylko technologie mobilne, ale dostęp do plików firmowych z dowolnego miejsca i o wybranej porze. A to jest możliwe dzięki chmurze obliczeniowej. Przepisem na szybszą i sprawniejszą obsługę klienta, efektywniejszą realizację zadań nie jest sam fakt posiadania urządzeń przenośnych, ale możliwość skutecznego ich wykorzystania.

Office 365 receptą na sukces 

Dla przykładu, usługa Office 365 jest odpowiedzią na tę potrzebę i sprawia, że użytkownik ma przy sobie na stałe przenośne biuro. Dzięki temu ma swobodny dostęp nie tylko do firmowej poczty, ale także wszystkich dokumentów, arkuszy czy prezentacji. Umożliwia mu to sprawną realizację zadań z dowolnego miejsca, także wtedy, kiedy ma najlepsze pomysły, a niekoniecznie siedzi przy biurku. Może też edytować dokument z innymi w tym samym czasie bez wysyłania e-mailem nowych wersji pliku. Wystarczy, że pracownicy mają przy sobie urządzenie mobilne, na przykład Windows tablet z systemem Windows 10 Pro z usługą Office 365 przeznaczoną dla firm  albo CRM Online i mogą w pełni wydajnie zrealizować swoje zadania służbowe, niezależnie od tego, czy są właśnie w podróży pociągiem, czy też wyszli z biura.

Klub malucha i szkoła językowa Pan Hipcio wykorzystuje w codziennej działalności nowoczesne technologie. Nic dziwnego. Właścicielki prowadzą szkołę samodzielnie, współpracując z grupą kilku nauczycieli i opiekunów. W skali roku z usług klubu korzysta kilkaset dzieci, a dotychczasowa baza klientów sięga nawet tysiąca rodziców. Trudno to sobie wyobrazić

„Pierwsze telefony od klientów rozdzwaniają się już o 7.00. Uruchamiając kanał e-mailowy do komunikacji z rodzicami zyskujemy sporo czasu, porządkujemy pracę i mamy możliwość interakcji z nimi. Ważne jest jednak przestawienie się na tryb mobilny. Gdybyśmy kumulowali wszystkie e-maile, czekając na dostęp do komputera w biurze, wówczas dosłownie zatkalibyśmy się na długie godziny. Dlatego czekając na autobus lub kawę w restauracji mogę szybko wysłać odpowiedź klientowi – jest to już dla mnie całkowicie naturalne. Mobilność zapewnia drożność pracy, płynność obsługi klienta i pozwala reagować błyskawicznie na jego potrzeby, a to jest przecież dzisiaj najważniejsze w biznesie” – mówi Dorota Łoboda, współzałożycielka klubu Pan Hipcio.

Pytane o oszczędności czasu, właścicielki wymieniają jednym tchem kilka drobnych elementów, które pozwalają wygospodarować kolejne minuty. Zamieszczenie plików w chmurze zamiast rozsyłania ich emailem do rodziców, pobranie potrzebnego dokumentu na telefon podczas spotkania, rezerwacja sali we wspólnym kalendarzu, zdalna akceptacja planu zajęć to tylko część aktywności, które w perspektywie tygodnia pozwalają zaoszczędzić nawet kilka godzin.

Mentalność – największe wyzwanie 

Największym problemem we wprowadzaniu nowoczesnych rozwiązań są zazwyczaj obawy właścicieli firmy i niechęć do zmian. Niektórzy twierdzą, że praca zdalna rozleniwia pracowników. Nic bardziej mylnego! Jeśli obawiasz się, że Twoi pracownicy nie wykonują swoich obowiązków będąc poza biurem, można to sprawdzić. Nie chodzi oczywiście o śledzenie pracownika, takie działanie przynosi efekt odwrotny od zamierzonego.

Możesz wprowadzić odpowiednie narzędzia pozwalające monitorować pracę, np. w formie otwartej platformy współdzielenia dokumentów w chmurze, z której korzystają wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa, jak OneDrive dla firm. Na takie rozwiązania wszyscy wyrażają zgodę i są świadomi. W ramach Office 365 dostępne jest narzędzie Delve Org Analytics, które właśnie służy do analizy działań i efektywności pracy zarówno całej firmy, jak i poszczególnych zespołów. Dzięki narzędziu Delve Org Analytics menadżerowie mogą otrzymać rozbudowane, interaktywne analizy głównych trendów w zespołach, takich jak zasięg oddziałania czy czas spędzony na spotkaniach.

Mając te informacje mogą pomóc usprawnić prace grup, np. zachęcając do rezygnowania z bezproduktywnych spotkań. Taka strategia przyspiesza przepływ informacji w firmie i nie ingeruje w prywatność żadnego z jej pracowników.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym jak stworzyć biuro w kieszeni? Zapraszamy do odwiedzenia naszych stron i kanału YouTube Microsoft dla Biznesu.

Nasze rozwiązania w praktyce