Krok do mobilności, pęd do rozwoju

„Codzienna praca to potyczka ze wskazówkami zegara” – podkreśla Beata Ciszkowska, współzałożycielka klubu malucha i szkoły językowej dla najmłodszych Pan Hipcio. „Sprawna komunikacja i współpraca z rodzicami, dziećmi i nauczycielami to podstawa naszej działalności. Wykorzystanie technologii wpisuje się w naszą wizję rozwoju, którą przyjęłyśmy wiele lat temu. Polega ona na wprowadzaniu niewielkich, ale systematycznych usprawnień każdego dnia”.

Firma powstała 11 lat temu w momencie, gdy obie właścicielki wychowywały swoje dzieci. Wówczas poszukiwały miejsca, gdzie dwulatki mogłyby twórczo spędzić czas w gronie rówieśników i pod opieką zaufanych osób. „Początkowo same zastanawiałyśmy się, co zrobić z dziećmi w ciągu dnia, a nie chciałyśmy posyłać ich do tradycyjnego żłobka. Inspiracją do stworzenia klubu malucha była obserwacja istniejącej oferty, która po prostu nie spełniała naszych oczekiwań. Pomyślałyśmy, że takich rodziców może być więcej – mówi Dorota Łoboda, druga z założycielek klubu.

Właścicielki firmy postanowiły zagospodarować niszę rynkową, czyli zbudować miejsce odmienne od żłobka czy przedszkola, w którym dzieci mogłyby spotkać się z innymi maluchami w niepełnym wymiarze godzin. Zaczęło się od pierwszych inwestycji w pomoce dydaktyczne oraz wynajem sali, gdzie założycielki klubu same prowadziły zajęcia dla dzieci.

„To był czas trudnych wyborów. Wrócić do pracy, czy rozwijać coś swojego? Jeśli to drugie, to z jaką ofertą? W jaki sposób wyróżnić się na tle innych? Jak przekonać klientów do naszej pasji? Okazało się, że nasze decyzje okazały się trafne i już po roku wiedziałyśmy, że firma zdobyła zaufanie klientów. Potem przyszli kolejni, których przyciągnęły pozytywne doświadczenia” – dodaje Beata Ciszkowska.

Biuro w kieszeni 

W początkowej fazie Pan Hipcio działał jako klub malucha na warszawskim Żoliborzu. Od 2010 roku firma rozszerzyła działalność o usługi szkoły języka angielskiego prowadzącej naukę według metody Helen Doron. Oprócz szkoły językowej i klubu istnieje możliwość wynajęcia powierzchni na imprezy urodzinowe dla dzieci i młodzieży.

„Cały czas poszukujemy możliwości lepszego wykorzystania istniejących zasobów i poprawy skuteczności naszej pracy. Dodajemy kolejne usługi, które wymagają odmiennego podejścia do klientów, sposobu realizacji zadań i komunikacji. Powoduje to, że jesteśmy dosłownie sklejone z telefonem, a komputer zawsze jest otwarty. Technologia zaczyna odgrywać kluczową rolę w naszej działalności” – podkreśla Dorota Łoboda.

Właścicielki prowadzą działalność samodzielnie, współpracując z grupą kilku nauczycieli i opiekunów. W skali roku z usług klubu korzysta kilkaset dzieci, a dotychczasowa baza klientów sięga nawet tysiąca rodziców. Przy tak dużej skali działania trudno wyobrazić sobie sprawne funkcjonowanie szkoły bez wykorzystania technologii, która wspiera dwie kluczowe aktywności – obsługę klientów oraz komunikację i współpracę między założycielkami firmy i kadrą.

„W Excelu tworzymy bazę klientów i grafik zajęć. W PowerPoint przygotowujemy prezentacje dla rodziców i dzieci. W edytorze tekstów zbieramy plany zajęć, karty pracy i raporty. Dzięki aplikacji OfficeLens w banalnie prosty sposób skanujemy dokumenty telefonem. To wszystko wrzucamy w chmurę OneDrive i współdzielimy, tak by każda z nas miała do nich dostęp zawsze i wszędzie” – dodaje Beata Ciszkowska.

Technologia towarzyszy firmie od początku działalności, kiedy powstała pierwsza strona internetowa prezentująca informacje o klubie, usługach i programie. Dla zapewnienia lepszej interakcji z rodzicami powstał kanał na Facebooku, który służy nie tylko do codziennej prezentacji aktywności, ale również komunikacji z klientami. W kolejnym kroku firma wprowadziła urządzenia mobilne – tablety 2w1 i smartfony oraz usługi w chmurze Office 365, z których korzysta kilkuosobowy zespół Pan Hipcio.

Wiedza w chmurze 

Wprowadzenie tych rozwiązań do firmy wiązało się również z wyzwaniami, które oznaczały konieczność zapoznania zespołu z możliwościami technologii, tak by nie była jedynie gadżetem, ale realną pomocą w pracy.

„Zachęciłyśmy lektorki angielskiego do komunikacji między sobą i wymiany wskazówek dotyczących zajęć. W ten sposób powstaje wspólna baza wymiany wiedzy i doświadczeń, gdzie gromadzone są pomoce naukowe, karty pracy, testy, gry, zabawy, zdjęcia i rysunki. Dostępna jest dla wszystkich na OneDrive, zawsze najbardziej aktualna. To po prostu ułatwia pracę wszystkim. Można w prosty sposób pobrać materiały na kolejne zajęcia i stworzyć ciekawą kompozycję materiałów dla dzieci bez konieczności ich wyszukiwania – zwraca uwagę Pani Beata.

Plany przewidują stworzenie podobnej przestrzeni dla rodziców, które wykorzystują możliwości chmury. Mogliby tam znaleźć zdjęcia z prowadzonych zajęć, informacje o postępach prac grupy, czy zrealizowanym materiale. Właścicielki zdają sobie jednak sprawę z konieczności przekonania klientów do nowej formy dostępu do treści i wspólnej komunikacji.

„W wielu przypadkach zastosowanie technologii wymaga przełamania barier, zarówno własnych przyzwyczajeń, jak i naturalnego oporu pracowników. W wielu przypadkach to sami rodzice proszą o zamieszczenie materiałów online, w bezpiecznej chmurze, skąd mogą pobrać materiały zawsze i wszędzie. Office 365 i OneDrive dają nam taką możliwość. Z drugiej strony, część osób stawia na tradycyjne rozwiązania i woli zadzwonić lub przekazać pendrive z prośbą o nagranie plików. Rozumiemy to i staramy się pokazać jak nowe rozwiązania mogłyby zaoszczędzić czas i koszty, nawet te związane z dojazdem do nas” – mówi Pani Dorota.

Technologie mobilne znajdują również zastosowanie w nauce. Uczniowie, dla których tablety i telefony są czymś naturalny, mają możliwość korzystania z zabaw, gier i testów, które nie tylko motywują do interaktywnej nauki, ale również pozwalają zweryfikować postępy w edukacji.

Urwać „godzinę” w tygodniu 

„Pierwsze telefony od klientów rozdzwaniają się już o 7.00. Uruchamiając kanał e-mailowy do komunikacji z rodzicami zyskujemy sporo czasu, porządkujemy pracę i zyskujemy możliwość interakcji z nimi. Ważne jest jednak przestawienie się na tryb mobilny. Gdybyśmy kumulowali wszystkie e-maile, czekając na dostęp do komputera w biurze, wówczas dosłownie zatkalibyśmy się na długie godziny.

Dlatego czekając na autobus lub kawę w restauracji mogę szybko wysłać odpowiedź klientowi – jest to już dla mnie całkowicie naturalne. Mobilność zapewnia drożność pracy, płynność obsługi klienta i pozwala reagować błyskawicznie na jego potrzeby, a to jest przecież dzisiaj najważniejsze w biznesie” – klienci to doceniają.

Pytane o oszczędności czasu, właścicielki wymieniają jednym tchem kilka drobnych elementów, które pozwalają wygospodarować kolejne minuty. Zamieszczenie plików w chmurze zamiast rozsyłania e-mailem do rodziców, pobranie potrzebnego dokumentu na telefon podczas spotkania, rezerwacja sali we wspólnym kalendarzu, zdalna akceptacja planu zajęć to tylko część aktywności, które w perspektywie tygodnia pozwalają zaoszczędzić nawet kilka godzin.

„Bardzo rzadko jestem z moją wspólniczką w tym samym czasie, w tym samym miejscu. Wykorzystując technologie mobilne nie musimy się cały czas spotykać. Mamy więcej czasu na realizację kolejnych projektów i zadań – dodaje Pani Dorota.

Właścicielki przyznają, że technologie mobilne i chmurowe to obecnie warunek przetrwania dla małej firmy. Przy tak dynamicznym środowisku pracy, w jakim działamy musimy postawić na narzędzia, które pomagają w uporządkowaniu spraw, lepszej komunikacji i współpracy. Wymaga to pewnego wysiłku i przestawienia na nowy sposób pracy, ale korzyści są odczuwalne bardzo szybko.

Czego się nauczyliśmy? „Początkowo nie byłyśmy świadome, że technologie można stosować wszędzie, w każdym rodzaju biznesu, nawet tym tradycyjnym opartym na relacjach z ludźmi. Co więcej, klienci bardzo doceniają to, że wciąż szukamy usprawnień w obszarze komunikacji z nimi, czy do podnoszenia jakości usług edukacyjnych, dzięki wykorzystaniu owych technologii. Wiele osób docenia to, że jesteśmy otwarci i nadążamy za nowinkami, co kształtuje nasz dobry wizerunek.

Technologie, z których korzystamy – urządzenia mobilne z systemem Windows i aplikacje oraz usługi Office 365 pomagają nam zmieniać styl prowadzenia naszego biznesu. Chcemy się rozwijać i dawać większą wartość dla naszych klientów. Technologie na pewno pomagają w wykonaniu kolejnych kroków – lepszej obsłudze klientów, komunikacji w naszym zespole i tworzeniu lepszej oferty szkoleniowej dla dzieci i ich rodziców – podsumowują właścicielki.

Korzyści uzyskane w wyniku zastosowania technologii: 

  • Sprawniejsza i bardziej skuteczna komunikacja z klientami.
  • Usprawnienie pracy biurowej.
  • Poprawa skuteczności działań marketingowych i promocyjnych.
  • Wymiana wiedzy i dobrych praktyk, dzięki współdzieleniu dokumentów.
  • Lepszy wizerunek firmy nadążającej za nowościami.
  • Podniesienie jakości usług szkoleniowych.
  • Wyższa satysfakcja z zajęć.

 

Nasze rozwiązania w praktyce