Jak wykorzystać Excel w firmie?

Funkcjonowanie firmy to szereg rozmów, ustaleń, notatek i wyliczeń. Dziś adnotacje prowadzimy w OneNote, programu Word używamy do przygotowywania dokumentów, a wszelkie obliczenia i prognozy wykonujemy i prezentujemy w Excelu, który towarzyszy nam niemal na każdym etapie pracy. Na początku istnienia firmy wszystko realizujemy na małą skalę – zlecenia, wyliczenia, czy notatki dotyczą małej jednostki organizacyjnej. Następnie wszystko nabiera tempa i rozrasta się. Wszystko jednak rozpoczyna się od pomysłów, planów i prognoz. 

Oszczędności w małej firmie
Każda nowo powstała firma szuka oszczędności w każdej fazie funkcjonowania. Pierwszym rozwiązaniem, które pomaga znacznie obniżyć koszty, jest Office 365, czyli pakiet oprogramowania biurowego zawierający wszystkie najpotrzebniejsze w firmie programy i szereg aplikacji dodatkowych. W nim znajduje się narzędzie takie, jak Excel. Dzięki niemu w łatwy sposób możemy zarządzać zarówno przychodami, jak i wydatkami firmy. Czytelne rozmieszczenie danych w tabelach pozwoli na dokładną analizę, a następnie odnalezienie nadmiarowych kosztów, które ponosi firma. Samo narzędzie również gwarantuje oszczędność, gdyż nie musimy inwestować we wszystkie licencje oddzielnie. Wszystko mamy zagwarantowane w jednym pakiecie za miesięczną opłatę subskrypcyjną. Później, po wprowadzeniu informacji do tabel Excela mamy pełną informację o stanie finansów, zasobów, a także pozostałych elementów związanych ze spółką.
 
Przejrzystość prezentacji danych
Excel proponuje skuteczną prezentację wprowadzonych informacji. Najczęściej odbywa się to przy użyciu wykresów i schematów, które charakteryzują się przejrzystością i estetyką wyświetlania danych. Masz również dostęp do wzorców ilustrujących informację w różnorodny sposób. Dzięki temu zyskujesz możliwość wybrania propozycji, która najlepiej odpowie na Twoje potrzeby.
Zmiana sposobu prezentacji danych odbywa się tylko jednym kliknięciem. Poznajesz i porównujesz wykresy, tabele i schematy w tym samym czasie, aby zaakceptować najlepszą możliwość, która będzie ostateczną formą. Ponadto Excel 2016 zawiera nowe, nieznane wcześniej opcje, dzięki którym wszystkie dane prezentowane są w sposób nowoczesny, przy jednoczesnym zachowaniu estetyki.
Na bazie stworzonego wykresu zastosujesz również funkcje statystyczne, za pomocą których wyodrębnisz panujący trend, czy powtarzający się wzorzec. Wszystkie te informacje są odpowiednio oznaczone, aby nie utracić przejrzystości i czytelności materiałów. Od teraz prognozowanie przyszłych zdarzeń jest niezwykle proste. Wystarczy użycie jednej funkcji, aby poznać stan, który może wystąpić w przyszłości.
 
Wygoda współpracy
W trakcie pracy nad danymi możesz skorzystać z opcji udostępnienia materiałów w chmurze. Odbywa się to przy użyciu wirtualnej przestrzeni OneDrive dla firm lub usłudze SharePoint. Dzięki temu pozostałe osoby zaangażowane w dany projekt mogą sprawdzić efekty Twojej pracy lub wprowadzić własne dane i wnioski. Rozwiązanie to czynnie wpływa na jakość i wygodę współpracy. Wspólne działanie z osobą, która nie jest użytkownikiem Office 365, również nie stanowi problemu.
Utworzony arkusz wyeksportujesz na stronę internetową i udostępnisz do niej link za pomocą poczty elektronicznej.
Oprogramowanie Excel Online umożliwia pracę wielu osób nad jednym plikiem w tym samym czasie. Wszystko odbywa się przy użyciu dysku OneDrive dla firm. Dzięki temu kilka osób może jednocześnie edytować wybrany dokument, co skraca czas realizacji i eliminuje konieczność wymiany poszczególnymi wersjami pliku. Rozwiązanie to likwiduje chaos, który automatycznie powstawał przy tego typu przedsięwzięciach, gdy mieliśmy różne wersje tego samego dokumentu.
Nie można zapominać o historii pliku, która jest tworzona równolegle względem prowadzonych prac. Każda zmiana pliku powoduje zapis w historii, aby możliwe było przywrócenie poprzedniej wersji w razie popełnienia błędu.
Excel umożliwia nie tylko odpowiednią organizację, ale również współpracę na najwyższym poziomie. Na szczególną uwagę zasługuje przejrzysta prezentacja wprowadzonych danych, a także ogrom funkcji statystycznych, dzięki którym wyznaczymy wszystkie interesujące nas w danym momencie wartości. Nie można zapominać o tym, że program należy do pakietu oprogramowania Office 365 i dostępny jest wraz z innymi, niezbędnymi w firmie programami. Ponadto w serwisie YouTube Microsoft dla Biznesu dostępny jest kurs Office 365 dla firm w praktyce. Znajduje się on pod adresem:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLe-vKO1_AHmlJXrfjVSpCBa8t2V5bwewS. 

Nasze rozwiązania w praktyce