Jak kalendarz Microsoft usprawni działanie Twojej firmy?

Skuteczna realizacja wcześniej określonych celów wymaga precyzyjnej koordynacji działań. Intuicyjnie sięgamy wówczas po kalendarz, ale te w klasycznej wersji pełnią dzisiaj rolę ozdoby biura niż przydatnego narzędzia pracy. Firmy wybierają znacznie nowocześniejsze i praktyczne w użyciu kalendarze wirtualne.

Asystent planowania Microsoft
Dzięki Asystentowi Planowania połączonemu z kalendarzem Microsoft mamy możliwość błyskawicznego zaplanowania spotkania biznesowego, czy konferencji dla pracowników swojej firmy. Oprogramowanie to jest w pełni zintegrowane z terminarzem, gdzie można wskazać datę odpowiadającą każdej osobie uczestniczącej w spotkaniu. Ponadto nie ma potrzeby prowadzenia ankiet pracowniczych, ponieważ wszystko jest zsynchronizowane z kalendarzami pracowników i już po wybraniu terminu ukazuje się informacja, czy dany dzień jest odpowiedni. Jeśli stanie się tak, że wybrana godzina koliduje z planami jednego z uczestników, można skorzystać z opcji „Sugerowane godziny”, która wskazuje odpowiednią datę i godzinę spotkania.

Wspólny kalendarz
Warto pamiętać, że kalendarz wchodzi w skład pakietu Office 365 dla firm i jest współdzielony tak, jak pozostałe narzędzia usługi. Dzięki temu wszyscy pracownicy mogą mieć dostęp do firmowego terminarza. Eliminuje to konieczność informowania wszystkich na temat planów biznesowych, czy spotkań. Każda zainteresowana osoba może otworzyć kalendarz Microsoft i sprawdzić, czy wprowadzone zapisy jej nie dotyczą. Dodatkowo poszczególne osoby zatrudnione w firmie mogą wprowadzać swoje informacje, dzięki czemu możliwe będzie komfortowe planowanie wspólnych wydarzeń.

Podgląd kilku kalendarzy w tym samym czasie
Dzięki możliwości wyświetlania wielu zakładek możesz równocześnie planować spotkania, czy ważne rozmowy biznesowe. Istotnym elementem jest jednak to, że wszystkie arkusze muszą zostać udostępnione przez właściciela. Dostęp do wszystkich potrzebnych kalendarzy Microsoft, ułatwia planowanie spotkania, przydzielanie dodatkowych zadań, czy wyznaczanie urlopu. Jest to niezwykle proste, ponieważ obsługa aplikacji jest intuicyjna, a współdzielenie nie zmusza do prowadzenia wieloosobowej korespondencji e-mail.

Zarządzanie terminami z kalendarzem Microsoft jest jeszcze łatwiejsze. Po nałożeniu kilku arkuszy na siebie jednocześnie wprowadzisz zmiany we wszystkich otwartych zakładkach. Rozwiązanie to nie wpływa na przejrzystość, gdyż każdy kalendarz podświetlany jest osobnym kolorem.

Współdzielenie kalendarze przez Internet
Kalendarz Microsoft ma jeszcze jedną, przydatną funkcję. Jeśli w Twojej firmie zatrudnione są osoby wykonujące swoje zadania zdalnie, możesz współdzielić z nimi swój terminarz za pomocą Internetu. Odbywa się to w bardzo prosty sposób. Po wybraniu odpowiedniej funkcji otrzymujesz indywidualny adres pod którym dostępny jest stworzony przez Ciebie kalendarz. Posiadając ten adres, możesz go wysłać pracownikowi pocztą elektroniczną, aby mógł się z nim zapoznać lub wprowadzić swoje informacje.

Kalendarz w chmurze
O tym, że kalendarz dostępny jest w pakiecie Microsoft Office 365 dla firm, pisaliśmy już w jednym z wcześniejszych akapitów. Teraz pragniemy jedynie dodać, że użytkowanie kalendarza w chmurze pozwala na korzystanie z jego możliwości na wielu urządzeniach mobilnych takich, jak tablet lub smartfon. Ułatwia to pracę poza biurem, w podróży, domu lub na świeżym powietrzu. Przyznając uprawienia do wprowadzania zmian przez swoich pracowników, nie musisz znajdować się w biurze, a nawet nie musisz korzystać ze służbowego komputera, aby widzieć efekty pracy, czy też wyznaczać terminy spotkań.

Kalendarz jest wygodnym narzędziem wspierającym funkcjonowanie każdej firmy. Znacznym ułatwieniem jest prowadzenie terminarza w wersji elektronicznej, który dodatkowo jest dostępny dla wielu użytkowników w tym samym czasie. Dzięki temu sprawnie zarządzamy realizacją zadań, spotkaniami służbowymi, czy czasem pracy zatrudnionych osób.

Nasze rozwiązania w praktyce