Chmura jak powietrze: cyfrowa transformacja kancelarii prawnej Magnusson

„Z użytkowaniem chmury jest jak z oddychaniem. Po prostu nie myślimy o tym. Z punktu widzenia użytkowników obecne rozwiązania są niemal przezroczyste. Nikt nie myśli o narzędziach do komunikacji i współpracy, po prostu korzysta z nich codziennie” – przyznaje Adam Kotarbiński, Chief Information Officer w kancelarii prawnej Magnusson, odpowiedzialny za proces transformacji środowiska informatycznego do elastycznego modelu chmury obliczeniowej. 

W ciągu ostatnich lat kancelaria Magnusson aktywnie rozwijała swoją strukturę i skalę działania, pozyskując klientów na nowych rynkach i rozwijając zespół do niemal 300 pracowników działających na 13 rynkach geograficznych. Wiązało się to z koniecznością dostosowania infrastruktury informatycznej do bieżących oraz przyszłych potrzeb całej organizacji, opartej na rozproszonej strukturze oddziałów. W konsekwencji firma zdecydowała się na zmianę modelu działania z tradycyjnego na bardziej zdalny i wspierający sprawną współpracę niezależnie od lokalizacji pracowników przy wykorzystaniu usług w chmurze Office 365 oraz Microsoft Azure.

Wysoka jakość w fazie wzrostu

Kancelaria Magnusson powstała w 2004 roku w trzech krajach jednocześnie: w Danii, Polsce oraz Szwecji. Świadczy wysokiej jakości obsługę prawną we wszystkich krajach regionu Morza Bałtyckiego. Biuro w Warszawie jest jednym z dwóch największych biur Magnusson, a pracuje w nim 50 prawników, w tym 10 partnerów. Co więcej, polski oddział stanowi istotne centrum operacyjno-zarządcze, które zapewnia usługi dla innych oddziałów spółki, m.in. koordynację działań z zakresu wsparcia informatycznego.

Każde lokalne biuro Magnusson ma swoją specyfikę działania wynikającą z lokalizacji, wielkości i doświadczeń. Wszystkie oddziały muszą mieć zapewniony najwyższy standard obsługi informatycznej niezależnie od lokalizacji. Kierownictwo firmy zdawało sobie sprawę, że najsłabsze ogniwo decyduje o jakości działania w skali międzynarodowej. Biorąc pod uwagę dynamiczny rozwój struktur w wielu miejscach na świecie, spółka szukała możliwości sprawnego zapewnienia usług dla nowo rozwijających się placówek.

„Stanęliśmy przed trudnym wyborem sposobu dostarczania usług informatycznych dla kilkuset prawników działających w różnych miejscach. Dostrzegaliśmy wzrost skali operacji i zastanawialiśmy się co zrobić, by zapewnić odpowiednie wsparcie dla nowo powstających oddziałów i jednocześnie zwiększyć tempo dostępu pracowników do usług informatycznych” – mówi Adam Kotarbiński. Analiza dotychczasowego modelu działania IT wykazała, że infrastruktura teleinformatyczna jest nadmiernie rozbudowana w stosunku do potrzeb firmy, co rzecz jasna przekłada się na niepotrzebne koszty.

„Teoretycznie mogliśmy wybrać tradycyjną drogę i kupić nowe serwery, ale w obliczu ciągłych zmian i aktywnego wzrostu, po prostu było to nierozsądne” – zwraca uwagę Adam Kotarbiński. „Wybraliśmy inny scenariusz i postawiliśmy pierwszy krok w chmurze. Wiedzieliśmy, że musimy się zmienić, by móc działać zwinnie i nadążyć za zmianami w naszym otoczeniu. Potrzebowaliśmy technologii, która da nam elastyczność na kilku poziomach – indywidualnym dla użytkowników, operacyjnym, dla każdego oddziału oraz globalnym dla całej firmy”.

Bezpieczeństwo w chmurze

Decyzja o wykorzystaniu możliwości chmury obliczeniowej została poprzedzona szczegółową analizą bezpieczeństwa, co z punktu widzenia kancelarii prawniczej jest kwestią fundamentalną. Dokonano weryfikacji procedur przechowywania danych w europejskim data center przy prowadzeniu działań poza Starym Kontynentem. Również zgodność usług Microsoft z wymogami prawnymi dawała kancelarii pewność, że ich dane będą przechowywane i chronione zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

„Z jednej strony, autorytet podmiotu oferującego usługi chmurowe był dla nas bardzo istotny. Microsoft zapewnia takie gwarancje” – podkreśla Mariusz Kowalski, Chief Marketing Officer w Magnusson. „Z drugiej strony lokalizacja data center w Europejskim Obszarze Gospodarczym dawała nam pełne przekonanie o spełnieniu wymogów  prawa. Zgodność z wymogami Data Protection Act, a dzisiaj także Privacy Shield również daje takie gwarancje”. „Biorąc pod uwagę aspekt techniczny bezpieczeństwa systemów, w pełni zdajemy sobie sprawę, że we własnym zakresie nie będziemy w stanie zapewnić tak wysokiego poziomu ochrony. Zwłaszcza w sytuacji, gdy skala cyber-zagrożeń jest coraz większa. Świadomość tego, że mamy ten sam poziom ochrony, co duże przedsiębiorstwa był dla nas znaczącym argumentem” – dodaje Adam Kotarbiński.

 Comfort as a Service

Jednym z argumentów przesądzających o wyborze modelu chmurowego była elastyczność rozumiana w kilku wymiarach: użytkownika, oddziału i firmy. Analizując tę kwestię na poziomie użytkowników, warto podkreślić, że większość potrzebnych zasobów jest dostępna z dowolnego miejsca i urządzenia za pośrednictwem bezpiecznego dostępu do sieci. W starym modelu cierpiała albo wygoda albo bezpieczeństwo użytkowników.

Adam Kotarbiński przyznaje, że firma nigdy nie naraża bezpieczeństwa, dlatego poziom satysfakcji z narzędzi pracy i wygody pracowników nie był najwyższy. Wraz z wejściem chmury sytuacja się zmieniła. Aplikacje po prostu są i działają. SharePoint Online, Skype, OneDrive są dostępne dla każdego z poziomu iPhone’a czy telefonu z Androidem lub Windowsem. Platforma jest także otwarta na inne systemy. Np. daje szansę realizacji idei BYOD (Bring Your Own Device), co przy modelu on premise jest praktycznie niemożliwe. „Z użytkowaniem chmury jest jak z oddychaniem” – twierdzi Adam Kotarbiński.

„Po prostu nie myślimy o tym. Z punktu widzenia użytkowników obecne rozwiązania są niemal przezroczyste. Nikt nie myśli o narzędziach do komunikacji i współpracy, po prostu korzysta z nich codziennie. Narzędzie jest niedostrzegalne przez to, że jest sprawne i nie powoduje problemów”. Elastyczność zapewniana przez chmurę występuje również w wymiarze poszczególnych biur. Obecnie nie występuje problem infrastrukturalny jeśli chodzi o rozmiar biura, ponieważ usługa jest dostosowana do jego skali. Model cloud oferuje wyjątkowy komfort jeśli chodzi o planowanie inwestycji i otwieranie kolejnych biur. „W porównaniu z tym co było 5 lat temu, teraz to zupełnie inna historia” – wspomina Adam Kotarbiński. „W momencie rozwoju nowego biura natychmiast wchodzimy na ten sam poziom – kupując jakość w najwyższym standardzie. Możemy skoncentrować się na wsparciu biznesu, a nie IT i ”zapleczu”.

Przykładowo, kiedyś musiałem przygotowywać sprzęt do prowadzenia telekonferencji, a teraz wystarczy licencja Skype dla Firm, którą każdy prawnik może obsługiwać osobiście”. „Chmura jest jak z gumy. Można ją rozciągać tak, jak się chce, i na ile pozwalają na to środki. Przy chmurze po prostu nie występuje problem przeinwestowywania w wydatki na infrastrukturę. Możliwość dostosowania infrastruktury do wielkości zespołu to ogromna korzyść, tym bardziej, że operacje możemy uruchomić dosłownie w ciągu kilku tygodni, a nie miesięcy jak poprzednio” – dodaje Adam Kotarbiński.

80% na rozwój, 20% na prace administracyjne

Kierownictwo firmy zwraca również uwagę na elastyczność w wymiarze całej organizacji. Zanim wprowadzono model chmury, 80% czasu i środków przeznaczano na utrzymanie i administrowanie IT oraz rozwiazywanie bieżących problemów użytkowników. Wraz z przeniesieniem odpowiedzialności za infrastrukturę na zewnętrznego dostawcę, wszystko się odwróciło. Obecnie prace związane z obsługą infrastruktury zajmuje 20%, podczas gdy reszta jest przeznaczana na rozwój biznesu i prace koncepcyjne.

„Początkowo towarzyszył mi strach, że dział IT zostanie ograniczony. Okazało się, że obawy były zupełnie nieuzasadnione, ponieważ zmienił się sposób naszej pracy. Po prostu wykorzystujemy zasoby w inny sposób. Przeszliśmy swego rodzaju transformację od technicznego działu IT do zespołu aktywnie wspierającego biznes, który koncentruje się na innowacjach oraz wspieraniu działalności doradczej” – mówi Adam Kotarbiński.

Kierownictwo firmy zwraca uwagę, że w przypadku podpisywania kontraktów na usługi doradcze, obok kompetencji prawniczych, jednym z kryteriów jest odpowiednie zaplecze technologiczne. Jakość i bezpieczeństwo infrastruktury są zatem elementem wpływającym na powodzenie współpracy z klientami. „Chmura zapewnia nam przewagę konkurencyjną. Jesteśmy w stanie powołać się na te rozwiązania jako element podkreślający naszą troskę o bezpieczeństwo, sprawność działania i zgodność z najnowszymi technologiami. To doceniają nasi klienci. Co więcej, często mają takie wymagania już na początku współpracy. Chmura w biznesie wciąż nie jest powszechna, a to daje nam ogromną przewagę” – mówi Mariusz Kowalski.

Aplikacje przeszły do chmury

Magnusson wykorzystuje obecnie pakiet usług Office 365, który zapewnia dostęp do rozwiązań biurowych, Skype dla Firm oraz indywidualnej przestrzeni dyskowej w chmurze OneDrive. SharePoint Online służy jako centralna baza wiedzy i przechowywania dokumentów współdzielonych przez wszystkie oddziały regionalne. Umożliwia to wygodny dostęp do wszelkich materiałów np. marketingowych do wykorzystania przez każde biuro. „Dokumentacja znajduje się w chmurze – upraszcza współpracę i daje komfort. SharePoint on-line, wykorzystywany w niektórych lokalizacjach, jest tylko jedynym sposobem przechowywania danych” – dodaje Adam Kotarbiński. Biorąc pod uwagę specyfikę pracy w międzynarodowym środowisku, dużym ułatwieniem podnoszącym komfort i jakość pracy okazał się Skype for Business, który jest wykorzystywany np. do codziennej konsultacji z klientami oraz pracy przy współdzielonych dokumentach. System jest wspierany chmurą

Microsoft Azure od strony wykorzystania maszyn wirtualnych. Dodatkowo Magnusson postawił na back-up w Azure do bezpiecznego przechowywania danych oraz rozwiązania sieciowe – wirtualnej chmury. „Storage w Azure jest bardzo istotny, ponieważ potrzebujemy bezpiecznej przestrzeni do wymiany danych. Przerosłoby to możliwości lokalnych serwerów” – zwraca uwagę Adam Kotarbiński. „W związku z tym, że firma stale rośnie w szybkim tempie, chmura jest bardzo dobrym rozwiązaniem, bo nie musimy się przejmować kwestią zapewnienia przestrzeni do gromadzenia danych”.

W oparciu o chmurę Azure są tworzone aplikacje wspierające pracę kancelarii, np. system Conflict Check wspomagający tzw. kontrolę konfliktu interesów, która pozwala błyskawicznie zweryfikować czy kancelaria nie prowadzi sprawy stojącej w sprzeczności z innymi projektami. „Dostajemy pilne zapytanie na cito. A to od czego musimy zacząć, to weryfikacja, czy w ogóle możemy się tym zająć. Do tego właśnie służy narzędzie wspierające i przyspieszające decyzję. Inna aplikacja wspomaga zarządzanie własnością intelektualną klientów”. Dużym ułatwieniem okazuje się również aplikacja Azure Active Directory, która służy do zarządzania tożsamością i dostępnością, a to z kolei pozwala na wygodną synchronizację i dostęp po wpisaniu loginu.

Korzyści w kilku wymiarach

Magnusson zwraca również uwagę na zauważalny efekt ekonomiczny. Być może chmura nie oznacza radykalnego obniżenia kosztów, ale całkowicie zmienia kategorię kosztów i sposób ich rozliczania w postaci stałego abonamentu. „Znacząco zredukowaliśmy ryzyko związane ze zobowiązaniami finansowania, które występuje np. przy leasingu serwerów. Teraz tego nie ma. Licencjonowanie Office 365 jest po prostu lepsze”. Adam Kotarbiński podkreśla, że dzięki chmurze zostały wyeliminowane przestoje w dostępie do usług typu poczta czy storage. Początkowo pakiet usług biurowych Office 365 oraz chmura publiczna Azure miały być technologią wspomagającą pracę w rozproszonej strukturze i przy nierównomiernej wielkości biur. Praktyka pokazała, że stały się one technologią dominującą i docelową.

Z pewnością wielu osobom na początku towarzyszą wątpliwości. To naturalne przy zmianie środowiska pracy. Ciekawe jest to, że każdy kolejny użytkownik korzystający z rozwiązań sam stał się rzecznikiem zmian. Czas uzyskania korzyści był błyskawiczny. Wszyscy, którzy zastanawiają się za wprowadzeniem chmury jako modelu wiodącego, muszą być świadomi przeciwności i barier, ale korzyści są dostrzegalne bardzo szybko”. „Często przedstawiciele firm twierdzą, że chmura nie jest odpowiednia ze względu na specyfikę spółki, charakter branży, szczególne uwarunkowania. Wdrożenie w Magnusson przeczy tej tezie, ponieważ jesteśmy przykładem organizacji o wysokich wymaganiach związanych z bezpieczeństwem, różnorodną skalą działania i rozproszoną, niejednorodną strukturą. Skoro wdrożenie udało się u nas, uda się wszędzie” – podsumowuje Adam Kotarbiński.

Lista korzyści

  • Zapewnienie jednolitego standardu komunikacji we wszystkich 13 oddziałach Magnusson.
  • Przyspieszenie tempa i łatwości dostępu pracowników do usług informatycznych.
  • Odpowiedni standard wsparcia informatycznego dla nowo powstających oddziałów.
  • Zapewnienie najwyższego poziomu bezpieczeństwa oraz zgodności z wymaganiami prawa w tym ochrony danych osobowych.
  • Dostrzegalny efekt ekonomiczny – korzystniejszy sposób rozliczania kosztów.
  • Eliminacja przestojów w działaniu poczty i dostępu do danych (storage).
  • Elastyczny dostęp do nowych usług.
  • Zmiana modelu pracy zespołu IT: 80% na rozwój biznesu, 20% na prace administracyjne.
  • Szybki rozwój nowych usług w chmurze wspierających działalność biznesową.

Nasze rozwiązania w praktyce